GDPR - Ochrana osobných údajov

>> GDPR - ochrana osobných údajov

Zásady spracúvania osobných údajov pre obchodné aktivity

Vážení zákazníci, obchodní parteri, aby ste mohli využívať naše služby potrebujeme vaše osobné údaje. Bezpečnosť vašich údajov a ich spracúvanie zákonným spôsobom sú pre nás prvoradé. Tu sa dozviete, ako vaše osobné údaje spracúvame a ako dosiahneme ich bezpečnosť.

1. Kto sme?

Vaše osobné údaje spracúva naša spoločnosť:

ARCHOBS, s.r.o.

Zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica

oddiel: Sro, Vložka č. 5128/S

so sídlom: Horná Lehota 302, 976 51 Horná Lehota

IČO: 36 027 553, www.archobs.sk

(ďalej len „prevádzkovateľ“).

2. Na aký účel spracúvame vaše osobné údaje?

a) Predaj a obchodná činnosť

Spracúvanie vykonávame za účelom uzatvorenia zmluvy a jej plnenia, a to najmä na prijatie a zaevidovanie objednávky/žiadosti, vybavenie objednávky/žiadosti, zaslanie tovaru, vydania dokladu, priradenie cenovej kategórie, riešenie uzatvárania zmlúv alebo odstúpenia od zmluvy.

b) Poskytovanie služieb

Spracovávanie vykonávame za účelom uzatvorenia zmluvy a jej plnenia, a to najmä na zaevidovanie vami vyplneného online formulára, vydania účtovného dokladu, potvrdenie, ktorého obsahom je uložený záznam alebo údaj v ňom obsiahnutý, riešenie odstúpenia od zmluvy a prípadnej reklamácie.

c) Fakturácia a účtovníctvo, spravovanie záznamov

Vaše osobné údaje spracúvame najmä na základe zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, vyhlášky č. 628/2002 v znení neskorších predpisov, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach, zákona č. 431/2002 o účtovníctve.

d) Preprava

Spracúvanie vykonávame za účelom dodania/vykonania objednaných/dohodnutých služieb a tovaru na adresu objednávateľa.

e) Marketing

Spracúvanie vykonávame za účelom sprostredkovania vypracovania cenových ponúk, starostlivosti o zákazníka, poskytovania informácií o svojich produktoch a službách, ich inováciách alebo vlastnostiach a to prostredníctvom vybraného spôsobu komunikácie.

3. Aké osobné údaje spracúvame pre jednotlivé účely?

meno, priezvisko a titul

obchodné meno

dátum narodenia

pracovná pozícia

vlastnoručný podpis

adresa

IČO, IČ DPH, DIČ

číslo bankového účtu

údaje o platbách

e-mailové adresy

telefónne číslo

miesto uloženia spracovaných záznamov

4. Aké právne základy požívame?

Zákonná povinnosť napr. pre vystavovanie a archiváciu účtovných dokladov.

Plnenie zmluvy napr. pre dodávku tovarov a služieb.

Oprávnený záujem napr. informovať zákazníkov o svojich súvisiacich produktoch a službách, ich inováciách alebo vlastnostiach, poskytovať im technickú podporu

Súhlas pre zasielanie informácií napr. pre potenciálnych záujemcov o produkty/služby.

5. Ako nám môžete dať Súhlas?

Ak je na spracúvanie vašich osobných údajov potrebný Súhlas, môžete nám ho dať niektorým z nasledujúcich spôsobov: cez online formulár, cez e-mail, osobne.

6. Ako môžete Súhlas odvolať?

Súhlas so spracúvaním osobných údajov, ktorý ste nám dali, môžete kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať niektorým z nasledujúcich spôsobov:

zaslaním žiadosti o odvolanie Súhlasu na e-mail archobs@archobs.sk

zaslaním žiadosti o odvolanie Súhlasu poštou na adresu uvedenú v bode 1.

7. Komu vaše údaje poskytujeme?

Aby sme zaistili riadny chod našej spoločnosti a poskytli vám kvalitné služby, majú prístup k vaším osobným údajom aj ďalšie subjekty. Ide najmä o poštových doručovateľov, dopravcov tovaru, účtovnícku spoločnosť, auditorskú spoločnosť a ďalšie oprávnené subjekty, ktoré poskytujú služby nám a s ktorými máme s cieľom chrániť vás uzatvorenú korektnú zmluvu o spracúvaní osobných údajov. Osobné údaje nebudú prenášané do tretej krajiny (tzn. mimo priestor EU).

8. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Účtovné doklady uchovávame po dobu 10 rokov.

Zmluvy, žiadosti, objednávky a záznamy, ktoré sú vyhotovené uchovávame podľa platných zákonov a to najmä zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, vyhlášky č. 628/2002 v znení neskorších predpisov, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach, zákona č. 431/2002 o účtovníctve. Všetky záznamy, ktzorým uplynula lehota uloženia prechádzajú riadnym vyraďovacím konaním a po odsúhlasení príslušného štátneho archívu sú zničené, bez možnosti obnovy ich obsahu. To sa týka listinných aj elektronických dokumentov. Záznamy, ktorým neuplynula lehota uloženia sú riadne uložené a zabezpečené, pred zneužitím, zničením a stratou. Osobné údaje so Súhlasom dotknutej osoby uchovávame podľa predpísaných, zákonných lehôt, alebo kým dotknutá osoba neodvolá svoj Súhlas.

9. Na koho sa môžete obrátiť?

Ak máte akékoľvek otázky, či podnety týkajúce sa osobných údajov, môžete nám napísať na adresu archobs@archobs.sk.

10. Aké máte práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov?

Zákon na ochranu vašich osobných údajov ustanovil pre vás nasledujúce práva: právo na informácie, právo na prístup k osobným údajom, právo na vymazanie, právo na opravu nepresných alebo neúplných osobných údajov, právo na obmedzenie spracúvania, právo odmietnuť automatizované rozhodovanie vrátane profilovania, právo na prenosnosť údajov a právo namietať. Podrobné znenie práv je uvedené v samostatnom dokumente „Poučenie o právach dotknutých osôb“, ktorý je zverejnený na webovom sídle prevádzkovateľa. Ak nie ste spokojný s tým, ako spracúvame vaše osobné údaje, môžete nám dať o tom vedieť na email archobs@archobs.sk. Tiež máte možnosť podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov, ak si myslíte, že vaše osobné údaje spracúvame nezákonne.

11. Ako spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame v elektronickej a listinnej forme. Údaje sú spracúvané v rámci účelu, na ktorý boli získané a v súlade s platnými bezpečnostnými štandardmi. Pre spracúvanie nevyužívame žiadne prostriedky automatizovaného individuálneho rozhodovania a profilovania.

12. Ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov?

Bezpečnosť vašich osobných údajov je pre nás prvoradá. Aby sme zabezpečili ochranu Vašich osobných údajov, prijali sme potrebné technické a organizačné opatrenia. Pravidelne vzdelávame zamestnancov ako narábať so zverenými údajmi. Osobné údaje sú chránené šifrovaním, pseudonymizáciou, obmedzením prístupu osôb, zabezpečením a monitorovaním priestorov, firewallom, prísnou doménovou politikou, heslom a antivírovým programom.

13. Záverečné ustanovenia

Tieto zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť dňom 25.5.2018. Vyhradzujeme si právo tieto zásady zmeniť, ak dôjde k zmene spracúvania osobných údajov v našej spoločnosti. Aktuálne znenie Zásad spracúvania osobných údajov je zverejnené na našom webovom sídle.

ARCHOBS s.r.o.

Poučenie o právach dotknutých osôb

Vážení zákazníci, obchodný partneri spoločnosti ARCHOBS s.r.o., aby ste si mohli kúpiť/objednať alebo používať naše produkty/služby spracúvame vaše osobné údaje. Bezpečnosť vašich osobných údajov a ich spracúvanie zákonným spôsobom je pre nás prvoradé. Tu sa dozviete, aké máte práva a čo môžete od nás požadovať podľa zákona č.18/2018 o ochrane osobných údajov.

Aké máte práva?

a) Právo na prístup k údajom

Máte právo vedieť, či spracúvame vaše osobné údaje. Pokiaľ tieto spracúvame, môžete nás požiadať o prístup k údajom. Na základe vašej žiadosti vydáme potvrdenie s informáciami o spracúvaní vašich osobných údajov našou spoločnosťou.

b) Právo na opravu

Máte právo na to, aby vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, boli správne, úplné a aktuálne. Pokiaľ sú vaše osobné údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o opravu alebo doplnenie.

c) Právo na vymazanie

Za určitých okolností máte právo, aby sme vaše osobné údaje vymazali. O vymazanie vašich údajov nás môžete požiadať kedykoľvek. Vaše osobné údaje vymažeme, ak

ï už vaše osobné údaje nepotrebujeme pre účel, na ktorý ste nám ich poskytli

ï odvoláte svoj súhlas

ï namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov

ï osobné údaje musia byť vymazané, aby sa tým splnila zákonná povinnosť.

d) Právo na obmedzenie spracúvania

Môžete nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov. Pokiaľ vašej žiadosti vyhovieme, vaše osobné údaje budeme iba uchovávať a ďalej s nimi pracovať nebudeme. K obmedzeniu spracúvania vašich údajov dôjde, ak

ï nám oznámite, že vaše osobné údaje sú nesprávne, a to až dokým neoveríme ich správnosť

ï vaše údaje už nepotrebujeme, ale potrebujete ich vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich práv,

ï namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov, a to až kým neoveríme, či naše oprávnené záujmy prevažujú nad vašimi dôvodmi.

e) Právo na prenosnosť údajov

Máte právo žiadať, aby sme vám poskytli vaše osobné údaje v elektronickej forme (napr. súbor XLS alebo CSV), ktorá vám umožní ľahko si preniesť údaje do inej spoločnosti. Tiež nás môžete požiadať, aby sme vaše osobné údaje preniesli vybranej spoločnosti priamo my. Vašej žiadosti vyhovieme v prípade, že ste nám poskytli osobné údaje priamo vy a dali ste nám na ich spracúvanie súhlas.

f) Právo namietať

Máte právo namietať, že spracúvame vaše osobné údaje. Ak vaše osobné údaje spracúvame na účely priameho marketingu, môžete namietať ich spracúvanie kedykoľvek. Na základe námietky vaše osobné údaje vymažeme. Ak vaše osobné údaje spracúvame z dôvodu nášho oprávneného záujmu, môžete namietať ich spracúvanie, ak máte na to osobné dôvody.

Ako môžete tieto práva vykonávať?

Vašu žiadosť nám môžete poslať:

ï e-mailom na adresu archobs@archobs.sk

ï poštou: ARCHOBS s.r.o., Horná Lehota 302, 976 51 Horná Lehota

Každou vašou žiadosťou sa budeme zaoberať a o výsledku jej vybavenia vás budeme informovať rovnakým spôsobom, ako žiadosť podáte. Poskytovanie informácií a vybavovanie žiadostí je bezplatné. Pokiaľ ale ako dotknutá osoba zašlete tú istú žiadosť opakovane, pričom táto bude zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, máme právo: požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na poskytnutie informáciíï alebo na oznámenie alebo na uskutočnenie požadovaného opatrenia, odmietnuť konať na základe vašej žiadosti.

Tento dokument nadobúda platnosť dňom 25.5.2018.

Namietanie spracúvania osobných údajov dotknutou osobou

Dolu podpísaný /-á

Meno a priezvisko: .............................................

Bydlisko: .............................................................

týmto namietam spracúvanie mojich osobných údajov spoločnosťou ARCHOBS s.r.o., Obchodný register Okresný súd Banská Bystrica, oddiel Sro, vložka č.5128/S, Sídlo oddiel: Sro, Vložka č. 5128/S, so sídlom: Horná Lehota 302, 976 51 Horná Lehota, IČO: 36 027 553, za účelom:

.......................................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………......................

Spracúvanie mojich osobných údajov namietam z nasledovných dôvodov:

(popíšte dôvody, prečo nechcete, aby sme Vaše osobné údaje spracúvali/)

.......................................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………......................

Žiadam o poskytnutie oznámenia o spôsobe vybavenia žiadosti týmto spôsobom:

rovnakým spôsobom, ako podávam túto žiadosť 

iným spôsobom: .................................................... 

Poučenie: Vašu žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. Túto lehotu môžeme predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom Vás budeme informovať. Pokiaľ Vašu žiadosť nevybavíme v tejto lehote, môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov a žiadať o nápravu na súde. Oznámenie o spôsobe vybavenia žiadosti Vám poskytneme rovnakým spôsobom, akým bola podaná žiadosť, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob. V prípade kladného vybavenia žiadosti, Vaše osobné údaje nebudeme ďalej spracúvať na daný účel. Vašu žiadosť vybavujeme bezplatne. Pri opakovanej zjavne neopodstatnenej alebo neprimeranej žiadosti môžeme požadovať primeraný administratívny poplatok alebo odmietnuť konať. Tento dokument po vyplnení odošlite na poštovú adresu sídla prevádzkovateľa alebo na e-mail archobs@archobs.sk.

V ............................., dňa .................... ...........................................