1.)  Správa registratúry,

 

      definuje zákon 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach, ukladá pôvodcom registratúry   povinnosť zabezpečiť ich odbornú správu.

 

2.)  Pôvodca registratúry,

 

      je každý podnikateľský subjekt, ktorý svojou činnosťou vytvára nejaké záznamy. Spôsob manipulácie so záznamami definuje v Registratúrnom poriadku a Registratúrnom pláne. Personál, ktorý priamo zabezpečuje jednotlivé úkony správy registratúry, musí byť odborne kvalifikovaný a ich ďalší odborný rast musí priebežne pokračovať.

 

3.)  Odborná správa,

 

      predstavuje evidenciu všetkých záznamov, ich zabezpečenie a účelné uloženie a riadne vyraďovanie po uplynutí lehoty uloženia.

 

4.)  Registratúrny záznam,

 

      je každý dokument ľubovoľného formátu (list, fax, e-mail .......), ktorý obsahuje nejakú informáciu, dôležitú pre činnosť pôvodcu, vznikol u pôvodcu alebo mu bol doručený.

 

5.)  Spis,

 

      je súhrn registratúrnych záznamov vytvorených alebo doručených v rámci riešenia jedného podnetu, úlohy a pod., ktorý sa po doriešení uzavrie.

 

6.)  Registratúrny poriadok,

 

      opisuje postup pôvodcu pri manipulácii so záznamami/spismi a pri ich vyraďovaní.

 

7.)  Registratúrny plán,

 

      určuje systém uskladnenia spisov. Triedi registratúru do vecných skupín, určuje záznamom/spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehota uloženia. 

 

8.)  Vyradenie,

 

      registratúrnych záznamov/spisov zahŕňa odborné posúdenie a rozhodnutie, či hodnotený záznam/spis má trvalú dokumentárnu hodnotu alebo nemá. Výstupom vyraďovacieho konania je súhrn dokumentov určených pre príslušný štátny archív, ktorý vydá príslušné rozhodnutie pre další postup.

 

9.)  Lehota uloženia,

 

      je počet rokov, určený registratúrnym plánom, počas ktorých pôvodca potrebuje registratúrný záznam/spis pre svoju činnosť, pričom musí dodržať zákonom a smernicami stanovené lehoty úschovy.

 

10.)  Správa registratúry inou osobou,

 

        pôvodca registratúry, môže podľa §23 zákona č. 395/2002 Z.z. v platnom znení, poveriť inú - odborne zdatnú právnickú alebo fyzickú osobu - na správu registratúry alebo vykonanie čiastkových úloh vyplývajúcich z úloh a povinností na odbornú správu registratúry.